A intensificação das compras online é uma realidade no Brasil desde a pandemia de 2020. Com isso, cresceu também a demanda por sistemas eficientes e estratégias de gestão de encomendas para evitar o acúmulo de pacotes na portaria dos condomínios.
Diariamente, os moradores e profissionais de condomínios residenciais e comerciais podem receber pacotes com um fluxo eficiente. Para isso, no entanto, é importante adotar soluções inteligentes e otimizar o recebimento, armazenamento, notificação e entrega.
Neste artigo, saiba como a portaria remota pode ser uma grande aliada nesse processo de gestão de encomendas e por que vale a pena adotá-la nos condomínios!
Como é feita a gestão de encomendas?
A gestão de encomendas passa por diversas etapas, como recebimento, organização, registro e entrega segura de cada pacote recebido. A má administração desses itens pode gerar problemas sérios para o condomínio, uma vez que envolve perdas, extravios e danos aos bens de outras pessoas.
Recebimento
Sendo assim, a eficiência na gestão de encomendas deve começar já o recebimento do pacote na portaria. O entregador pode deixar a entrega com o porteiro, em caso de parteiras tradicionais, ou com um sistema automatizado, nos modelos de gerenciamento remoto.
Registro
A partir disso, é feito o registro da entrega, com a data e hora, o nome do destinatário e o código de rastreio do pacote, se houver. Isso facilita a encontrar a encomenda de cada pessoa.
Armazenamento
O pacote pode ficar armazenado temporariamente em local reservado especificamente para essa função. Desse modo, com prateleiras identificadas, torna-se mais fácil a busca pelo morador ou pelo porteiro.
Notificação para retirada
Com o registro e o armazenamento, o morador ou profissional pode receber a notificação para retirada. Essa mensagem pode ser emitida de forma online, no aplicativo e por e-mail, além do modo digital ou físico, como por interfone ou por bilhete.
Retirada
A retirada precisa envolver uma certificação de que o morador recebeu, como assinatura ou cadastro do documento. A confirmação da identidade também pode ser feita por meio de um código de retirada ou da biometria.
Vale a pena destacar a importância de avisar os prazos para retirada. Afinal, com armazenamento ilimitado, pacotes que ficam por muito tempo podem gerar problemas. Os condomínios podem estabelecer o prazo para o desenvolvimento da encomenda, em caso de ausência de retirada, ou cobrar por taxas adicionais para deixá-la guardada.
Por que é importante fazer a gestão de encomendas no condomínio?
A gestão eficiente das encomendas em um condomínio é capaz de diminuir diversos problemas e conflitos com os moradores ou profissionais. Afinal, mantém a organização e previne perdas.
Para começar, com um sistema de gestão estruturado, é possível diminuir incidências de extravios ou roubos. Desse modo, o condomínio pode se isentar da responsabilidade de encomendas perdidas, após a confirmação do recebimento.
A gestão de encomendas também ajuda a organizar o local de armazenamento dos pacotes, prevenindo confusões ou danos nas caixas. Com isso, é possível manter a proteção contra luminosidade, umidade e quedas.
Os registros também aumentam a segurança das encomendas, impedindo o acesso por pessoas não autorizadas. Isso diminui os golpes e facilita o rastreamento das retiradas.
Além disso, existe a vantagem da otimização de tempo, principalmente em portarias tradicionais. Afinal, sem um bom sistema de gestão, os profissionais vão levar um bom tempo para organizar os pacotes e diminuir o foco de outras tarefas que necessitam de mais atenção.
Quais as vantagens da portaria remota na gestão de encomendas?
A portaria remota tem o potencial de otimizar a gestão de encomendas. Esse serviço consiste na automação do controle de entrada e saída em diversos ambientes, como condomínios, escritórios e outros locais que demandam maior monitoramento de acesso.
A principal vantagem da portaria remota é a eliminação da necessidade de um porteiro físico no local. Desse modo, permite que o trabalho seja realizado à distância, por meio de uma central de monitoramento, que se conecta a câmeras de segurança, dispositivos de vigilância e outros equipamentos de proteção.
Na gestão de encomendas, a portaria remota pode se integrar ao sistema de notificação automática. Dessa forma, assim que chegar um pacote, o morador ou profissional recebe um alerta no aplicativo, no e-mail ou no número de celular.
Como não há a presença de um profissional porteiro, pode haver a instalação de armários inteligentes. Com isso, os destinatários recebem um código ou uma senha para retirar o pacote na notificação de entrega, com a sinalização do local em que a encomenda foi armazenada.
O registro de retirada também pode ser automatizado na portaria remota, com sistemas de biometria. Reconhecimento facial, impressão digital ou fotografias das entregas podem ajudar a documentar quem foi a pessoa responsável por retirar o item na portaria.
A automação também ajuda a diminuir erros de armazenamento, notificação ou registro. Dessa maneira, há menos chances de trocar as encomendas, de não comunicar o morador da encomenda recebida ou de confundir as unidades.
Como melhorar o recebimento de encomendas na portaria remota?
Para que a gestão de encomendas seja bem estruturada na portaria remota, é interessante criar alguns processos para garantir um bom planejamento, direcionamento e execução.
Confira algumas dicas que podem ajudar a ter sucesso na implementação!
Padronize
Antes de dar início às novas diretrizes na gestão de encomendas do condomínio, crie um padrão para adotar em todas as entregas, desde o recebimento até a retirada pelo morador ou profissional. Desse modo, você evita confusões ou ter que refazer processos, registros e comunicados.
Cadastre os moradores ou profissionais
O próximo passo é fazer o cadastro de todos os moradores ou profissionais que circulam pelo condomínio. Com um sistema que organiza o nome e um meio de contato atualizado, é possível fazer o registro e emitir a notificação para retirada automaticamente.
Invista em armários adequados
Na portaria remota, é necessário ter armários com senhas para que o próprio morador ou profissional do condomínio consiga retirar a encomenda. Outra opção é garantir que a retirada seja feita com um dos colaboradores do edifício, como o zelador.
De todo modo, ter um espaço apropriado para armazenar os pacotes temporariamente vai ajudar na organização. Além disso, com os armários já montados, é possível estabelecer um prazo para retirada compatível com a disponibilidade de vagas para guardar as encomendas.
Vale a pena ressaltar que existem serviços terceirizados que disponibilizam armários do tipo lockers. Com essa solução, o investimento pode ser mais barato, uma vez que os materiais são alugados, e ajustado de acordo com a demanda.
Faça a integração com aplicativos
Existem diversas maneiras de emitir uma notificação para retirada da encomenda na portaria remota, e o condomínio pode escolher mais de um meio de comunicação para garantir que o destinatário recebeu a mensagem. Entre essas formas de notificar, os aplicativos são excelentes escolhas.
O app para condomínio consegue centralizar todas as informações necessárias para os proprietários, moradores e colaboradores. Além disso, ajuda na gestão a ter um melhor controle sobre as movimentações internas.
Por isso, integrar o sistema de gestão de encomendas com o aplicativo para condomínio vai otimizar o trabalho na portaria remota. Dessa maneira, cada entrega ou retirada pode ser atualizada rapidamente, o que ajuda também a ter um maior controle sobre a quantidade de armários e espaços vagos para armazenar novos pacotes recebidos.
Até mesmo o rastreamento pode ser mais fácil para os moradores, uma vez que é possível emitir códigos para cada encomenda recebida. Em caso de autorização para que outras pessoas façam a retirada, essa possibilidade de rastreio ajuda a evitar confusões nas informações.
Crie políticas internas para encomendas frágeis
Alguns pacotes recebidos no condomínio vão estar com a sinalização de fragilidade. Desse modo, é importante armazenar em locais com maior proteção e menos riscos de queda.
Encomendas de alto valor, que também precisam de um cuidado especial, podem aparecer em pacotes específicos ou sinalizações para ter uma atenção redobrada.
Portanto, é importante reservar um espaço para armazenar as encomendas frágeis ou especiais. O ideal é que esses armários apresentem dimensões e condições adequadas para não causar avarias ou demais problemas nos pacotes recebidos.
Além disso, o protocolo para notificar o destinatário pode ser outro nesses casos. Quanto mais cedo o morador ou o profissional fizer a retirada dessa encomenda, menos risco haverá no armazenamento. Por isso, incluir na política do condomínio um prazo menor para entregas especiais pode ajudar na gestão.
Defina a entrega de itens perecíveis
A entrega de comida também pode ser feita na portaria remota. No entanto, o condomínio precisa ser ainda mais estratégico e transparente na notificação e na política para receber esse tipo de encomenda.
Como são produtos perecíveis, o prazo para retirada deve ser de minutos a horas. Desse modo, evita-se problemas com a encomenda, sujeiras na portaria ou no armazenamento, além de incômodos no espaço pelos odores.
Em geral, a gestão de encomendas com a portaria remota se torna mais prática e organizada, devido à necessidade de políticas internas bem estruturadas. Além disso, é possível melhorar o aproveitamento da mão de obra humana e automatizar os processos que podem ser delegados aos sistemas digitais.
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